マイナンバー（個人番号）の提供を、会社が従業員に申し出ても、何らかの理由で従業員が拒絶した場合、会社としてはマイナンバーを確認しようにも何もできなくなります。28年以後、雇用保険関係の書類を初め、マイナンバーを記載することは法定の義務になりますが、従業員本人が拒絶した場合にはお手上げです。

そのようなケースを想定して、国税庁から下記のＱ＆Ａが出されています。

Q2‐10 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか？

（答）

法定調書作成などに際し、個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に個人番号を記載しないで書類を提出せず、個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。

それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

なお、法定調書などの記載対象となっている方全てが個人番号をお持ちとは限らず、そのような場合は個人番号を記載することはできませんので、個人番号の記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

結論として、マイナンバーの記載がないからといって、書類受理を税務署が拒むわけではなく、書類の有効性がなくなるわけではありません。ただし、マイナンバーを取得できなかった理由の記録は残しておく必要があります。

マイナンバーを報告しないことによる、具体的な罰則は会社・従業員共にないので（義務ではあるが、罰則がない）、会社としては大きな問題はないわけですが、ある一人の従業員が報告しないことを会社が了承すれば、他の従業員も報告を拒める大義名分ができることになります。法令違反であることは間違いないので、始末書等の履歴を残し、本人に注意した事実を残すことに努めたいところです。

国税庁の回答は、他の官公署も追随するでしょうから、年金事務所やハローワークも同じ運用をすることになると思われます。